Tim Konsultan Akuntansi profesional SNI kali ini akan berbagi tentang Pentingnya Project management plan bagi perusahaan. Project Management Plan (Managemen Proyek) merupakan rancangan – rancangan dan keputusan dalam suatu proyek yang sedang dijalankan. Isi dari proyek management biasanya berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Project management plan (PMP) dianggap sebagai living document karena jika terjadi perubahan pada neraca proyek pada saat proyek sedang berjalan maka manajemen proyek harus di update atau diubah.
Manajemen poroyek ini dianggap sangat penting karena sebagai alat yang sangat membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek – proyek yang diajukan secara efektif dan efisien. Tetapi penggunaan ini juga tidak dapat menjamin keberhasilan secara otomatis dalam suatu proyek, lain halnya jika alat ini digunakan pada tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya dengan baik dan benar agar mendapatkan keberhasilan sesuai dengan yang diinginkan.
Proses Pembuatan Project Management Plan
Project management ini biasanya dibuat oleh seorang manajer proyek yang akan ditanda tangani oleh key stakeholder, dan akan menjadi dasar rencana untuk suatu proyek. Dalam project management ini juga ada bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline, apabila terjadinya perubahan, yang akan masuk ke dalam change control secara otomatis. Pengadaan kick-off meeting akan dilakukan setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project management plan, tujuan dari kick-off meeting yakni untuk memberitahukan kepada stakeholder bahwa proyek sudah resmi untuk dijalankan dan untuk memberitahu stakeholder aktivitas apa saja yang akan dilakukan selama pengerjaan. Perlu digaris bawahi bahwa pembuatan dokumen manajemen proyek sangatlah penting dan sudah menjadi keharusan.
Isi Project Management Plan
Sebelum proyek dimulai atau dijalankan, seorang manajer atau project auditor akan menanyakan tentang dokumen penting seperti project charter dan project management plan. Project auditor juga akan mempertanyakan seluruh isi dari manajemen proyek, hal ini bertujuan untuk melihat atau menilai kesiapan seluruh stakeholder dalam menjalankan suatu proyek.
Project management plan ini memiliki 3 baseline yang akan dibuat kedalam fase perencanaan, yakni:
- Scope Baseline
- Project scope statement, yaitu mendeskripsikan suatu produk, kriteria acceptance, deliverables utama, batasan proyek, asumsi, dan batasan tentang proyek. Salah satu yang harus diperhatikan dalam pembutaan suatu proyek ialah pembiayan proyek apakah hanya sebatas biaya proyek langsung atau biaya proyek tidak langsung. Biaya tidak langsung merupakan biaya yang tidak dapat ditelusuri langsung keproyek tersebut yang harus dikumpulkan dan dialokasikan secara merata. Hal ini disebabkan karena banyaknya kendala akibat anggaran biaya proyek yang terbatas.
- Work Breakdown Structure (WBS), menyediakan hubungan antara komponen proyek dengan hasil proyek.
- WBS dictionary, memberikan informasi rinci tentang deliverables dan deskripsian pekerjaan untuk setiap komponen dalam WBS yang diperlukan untuk menghasilkan setiap deliverable.
- Schedule
Baseline
Terdiri dari project schedule yang memiliki star date dan end date untuk masing – masing aktivitas yang sudah di setujuin untuk dijalankan dari awal mulainya proyek sampai selesai.
- Cost Baseline
Dalam fase ini berisikan tentang project budget dimana ini sangatlah penting dalam pembuatan sebuah proyek karena untuk menjamin bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan dengan budget yang sudah ditentukan atau sudah disepakati.
Dalam hal ini manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang sedang berjalan dengan baseline tersebut, untuk mengetahui performance dan untuk menginformasukan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek (in scope atau out of scope). Setiap terjadinya perubahan baseline selama dalam masa executing, monitoring dan controlling maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control sytem.
Dasar Pembuatan Project Management Plan
Dalam pembuatan atau pengembangan manajemen proyek memerlukan alat dan teknik agar dalam project management tidak terjadi kesalahan ataupun kekurangan dana dalam proses pembutannya. Ada 2 alat dan teknik untuk membuat dan mengembangakan manajemen proyek, yaitu:
- Expert judgement, merupakan teknik penilaian yang dibuat berdasarkan kriteria atau keahlian tertentu, atau dalam bidang produk, disiplin tertentu, industri ,dll. Pengetahuan ini biasanya didapat dari anggota tim proyek.
- Facilitation techniques, merupakan fasilitas alat dan teknik yang disediakan oleh project management plan untuk pembuatan proyek yang sudah disepakati.
Dalam pembutan rencana manajemen juga harus memperhatikan beberapa hal antara lain:
- Project charter, biasanya
digunakan untuk titik mula perancangan awal dan initiating process group. - Output from other processes, dalam proses ini pada baseline dan subsidiary plan yang
semula menjadi output maka akan berubah menjadi input. - Enterprise environmental factors, merupakan standar produksi atau sebagai pemerintah
sistem informasi manajemen proyek struktur organisasi, budaya, management practices, infrastruktur, dan
administrasi personil. - Organization process assets, pembuatan rencana ini dapat berupa guideline yang sudah terstandar, Work Instruction (WI), kriteria
pengukuran kinerja, template project
management plan, prosedur change
control, project file dari
berbagai proyek, historical information
dan lesson learned knowledge base,
dan konfirmasi management knowledge base.
Dalam hal ini Project Management Plan ini bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditargetkan oleh suatu perusahaan. Pengerjaan proyek ini juga berkaitan dengan variable seperti ruang lingkup, biaya, waktu, kualitas dan resiko. Project Management Plan ini juga sangat berguna untuk memudahkan suatu perusahaan menjalankan suatu proyek yang akan dijalankan agar berjalan sesuai dengan rencana dan sesuai dengan apa yang sudah ditentukan.
Itulah beberapa peranan penting project management plan untuk perusahaan.
